Pflege-Dokumente organisieren: Was du brauchst und wo es hingehoert

Im Pflegefall sammeln sich schnell dutzende Dokumente an: Vollmachten, Arztbriefe, Versicherungsnachweise, Kassenbescheide. Wenn dann das Krankenhaus anruft und die Patientenverfuegung braucht, zaehlt jede Minute. Eine geordnete Dokumentenablage ist keine Fleissarbeit -- sie ist Notfallvorsorge.

Diese Dokumente brauchst du fuer die Pflege

Vollmachten

Vorsorgevollmacht, Patientenverfuegung, Betreuungsverfuegung. Diese Dokumente regeln, wer im Ernstfall Entscheidungen treffen darf -- medizinisch, finanziell und persoenlich.

Ohne Vollmacht muss das Betreuungsgericht einen Betreuer bestellen -- das dauert und die Familie hat keinen Einfluss auf die Auswahl.

Arztbriefe

Entlassbriefe, Diagnosen, Befunde, OP-Berichte. Jeder neue Arzt oder Krankenhausaufenthalt braucht diese Unterlagen.

Tipp: Nach jedem Arztbesuch den Brief anfordern und sofort ablegen. Spaeter danach suchen kostet Zeit und Nerven.

Kassenbescheide

Pflegegrad-Bescheide, Genehmigungen fuer Hilfsmittel, Bewilligungen von Kurzzeitpflege oder Verhinderungspflege.

Wichtig: Widerspruchsfristen beachten. Bei Ablehnung hast du in der Regel einen Monat Zeit fuer den Widerspruch.

Versicherungen

Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Haftpflicht, Unfallversicherung, ggf. Zusatzversicherungen.

Policennummern und Kontaktdaten der Versicherungen sollten schnell auffindbar sein.

Sonstiges

Mietvertrag, Rentenbescheid, Schwerbehindertenausweis, Testament, Kontovollmachten, Medikamentenplaene.

Papier vs. digital: Warum eine digitale Ablage hilft

Papier hat einen grossen Nachteil: Es liegt immer nur an einem Ort. Wenn die Vollmacht im Schreibtisch zu Hause liegt und du am Krankenhausbett stehst, nuetzt sie dir nichts.

Eine digitale Ablage ist von ueberall zugaenglich -- fuer dich und fuer alle Familienmitglieder, die du einlaedst. Das Krankenhaus braucht den Arztbrief? Du hast ihn auf dem Handy. Die Schwester braucht die Versicherungsnummer? Sie kann selbst nachschauen.

Das heisst nicht, dass du Papier-Originale wegwerfen sollst. Fuer manche Dokumente (notarielle Vollmachten, Testamente) ist das Original wichtig. Aber eine digitale Kopie, die jederzeit verfuegbar ist, kann entscheidend sein.

So baust du deine Pflege-Dokumentenablage auf

1. Bestandsaufnahme

Sammle alle vorhandenen Dokumente. Schaue in Schubladen, Ordner, E-Mails. Was hast du bereits? Was fehlt?

2. Kategorisieren

Sortiere nach: Vollmachten, Arztbriefe, Kassenbescheide, Versicherungen, Sonstiges. In Pflege-Koordination sind diese fuenf Kategorien voreingestellt.

3. Digitalisieren

Scanne oder fotografiere Papierdokumente. Die meisten Smartphones haben mittlerweile einen eingebauten Dokumentenscanner. Lade die Dateien hoch.

4. Fehlende Dokumente beschaffen

Keine Patientenverfuegung? Kein aktueller Arztbrief? Mach daraus eine Aufgabe mit Frist.

5. Aktuell halten

Nach jedem Arztbesuch, jeder Entscheidung der Kasse, jeder Veraenderung: Neues Dokument hochladen, altes ggf. loeschen. Gewoehn dir eine Routine an.

Datenschutz und Sicherheit bei Pflege-Dokumenten

Pflege-Dokumente enthalten sensible Daten: Diagnosen, Medikamente, Finanzen. Der Schutz dieser Daten ist keine Option, sondern Pflicht.

In Pflege-Koordination werden alle Daten verschluesselt in Deutschland gehostet (Supabase, Frankfurt). Jede Familie hat einen eigenen, durch Row-Level-Security abgeschotteten Bereich. Zugriff haben nur Personen, die du explizit einlaedst.

Wir setzen keine Tracking-Cookies ein und geben keine Daten an Dritte weiter. Die Einhaltung der DSGVO ist fuer uns selbstverstaendlich -- besonders bei Gesundheitsdaten, die unter den besonderen Schutz von Art. 9 DSGVO fallen.

Dokumente sicher ablegen

Lade Vollmachten, Arztbriefe und Versicherungsunterlagen hoch -- sicher und fuer die Familie zugaenglich.

Kostenlos starten

Bis zu 10 Dokumente kostenlos.

Haeufige Fragen

Welche Dokumente brauche ich fuer den Pflegegrad?

Fuer den Pflegegrad-Antrag brauchst du: ein formloses Schreiben an die Pflegekasse, ein Pflegetagebuch (1-2 Wochen) und vorhandene Arztberichte. Der Gutachter kommt nach Hause -- hab die Unterlagen bereit.

Wie sicher sind digitale Dokumente?

In Pflege-Koordination werden Dokumente verschluesselt gespeichert und nur fuer eingeladene Familienmitglieder zugaenglich. Die Daten liegen in Deutschland und unterliegen der DSGVO.

Welche Dateiformate kann ich hochladen?

PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG, PNG, HEIC, TXT, ODT, XLS und XLSX. Maximale Dateigroesse: 50 MB pro Datei.

Soll ich Papier-Originale aufheben?

Ja, fuer notarielle Urkunden, Testamente und Versicherungspolicen. Digitale Kopien ergaenzen die Originale -- sie ersetzen sie nicht. Aber im Alltag reicht oft die digitale Version.

Wer hat Zugriff auf meine Dokumente?

Nur Familienmitglieder, die du explizit eingeladen hast. Organisatoren und Mitglieder koennen Dokumente sehen und hochladen. Beobachter koennen nur sehen. Niemand ausserhalb deiner Familie hat Zugriff.